Certains professionnels menant une activité libérale sont amenés à tenir un état spécial appelé livre-journal des dépenses et des recettes. Cette opération est uniquement destinée à ceux qui sont soumis au régime de la déclaration contrôlé des BIC ou bénéfices industriels et commerciaux. Ce document doit faire mention d’un certain nombre de données. De plus, il doit être mis à la disposition de l’administration fiscale en cas de vérification.

Quelles sont les sociétés concernées par la tenue d’un livre journal des recettes et dépenses ?

Les professionnels libéraux qui sont soumis au dispositif des bénéfices non commerciaux et les professionnels qui exercent une activité relevant du régime de la déclaration contrôlée sont obligés de tenir ce dossier. Ce dernier doit être complété, au jour le jour peu importe l’activité menée. Les kinésithérapeutes, les ostéopathes, les pédicures podologues, les avocats, les architectes, les dentistes, les sages-femmes, les infirmiers, les médecins sont tous concernés par la tenue du livre-journal des recettes et dépenses.

Exceptionnellement, les médecins conventionnés qui pratiquent les honoraires du domaine 1 sont permis à former le livre-journal, et ce, par les SNIR ou relevés individuels de praticiens que les organismes de sécurité sociale ont établis. Cette dispense est applicable uniquement aux médecins qui n’adhèrent pas au groupement de gestion agréé.

Les médecins non associés à aucune convention ou les praticiens conventionnés qui pratiquent les honoraires du domaine 2 ne sont exclus de la dispense de la constitution du livre journal des recettes et dépenses.

L’établissement de ce document n’est pas obligatoire pour les artisans ou les commerçants issus du système des bénéfices industriels et commerciaux, les professionnels libéraux relevant du régime du micro BNC et les commerçants relevant du système IC qu’il exerce en société (SNC, SASU, SAS, EURL, SARL, SA) ou en nom propre. En dehors de cet état, ces entités sont tenues à tenir un registre des immobilisations et amortissements qui est nécessaire lors de la tenue des comptes en matière de comptabilité.

Quelles sont les informations à figurer dans le livre-journal des recettes et dépenses ?

Le livre journal des dépenses et recettes doit être complété de façon régulière (tous les jours) et par ordre chronologique. Il doit en effet préciser les informations concernant les recettes (nature des prestations proposées, modalités de règlement, indications sur les montants versés, identité des clients, etc.). Il doit mentionner aussi les détails au sujet des dépenses réalisées : ventilation, nature de l’acquisition, libellé de la dépense, etc.

Dans certains cas, le spécialiste en comptabilité Ixelles enregistre les recettes de façon globale en fin de journée. Cela touche plus particulièrement les recettes dues en cash. Dans ce cas, l’identité des clients doit être mentionnée sur les justificatifs.

Les recettes réglées en chèque peuvent être en outre traitées pour la somme totale de la remise de chèques. Dans cette optique, les bordereaux autorisent la mention de l’identité des clientèles. Un certain nombre de mesures s’appliquent aux métiers qui relèvent du secret professionnel.

Présentation du livre journal des recettes et dépenses

Aucun formalisme ne soumet la présentation du livre-journal. Le tribunal ne peut dans ce cas paraphé ou côté ce dossier. Il peut s’agir d’un journal unique de dépenses ou de recettes ou encore d’un dossier de charges et un journal de recettes présentés différemment.

La tenue de ce document peut s’effectuer par le biais d’un outil numérique particulier ou sur papier. Par contre, son enregistrement sur un tableur n’est pas autorisé sous peine de ne pas valider les écritures. Dans un tel cas, ces dernières peuvent être effacées, voire modifiées.

La conservation du livre-journal des charges et produits des professions libérales ne doit pas dépasser un semestre, à compter du moment de son établissement.