Un voyage d’affaires rime avec coûts qu’il convient de budgéter au mieux. Et pour cause, il y va de la réussite de la mission. On distingue deux types de frais : ceux qui sont prévus comme le transport, les repas, les autorisations diverses, et ceux qui ne peuvent être prévus, à savoir des modifications éventuelles d’un billet d’avion ou les accidents sur place.

L’importance de la planification d’un voyage d’affaires

Il est judicieux de prévoir d’abord les coûts liés au transport et à l’hébergement de l’employé envoyé en voyage d’affaires. Ces coûts représentent une grande partie des dépenses. Le principe à prendre en compte est le suivant : plus le déplacement est lointain, plus le budget est important. Cependant, il est possible de prévoir l’ensemble des coûts en organisant correctement la logistique.

Pour avoir une vue globale des frais, le mieux est de s’occuper de la réservation des chambres d’hôtel et des billets de transport le plus tôt possible. En effet, cela permet de bénéficier des meilleurs prix tout en donnant le temps de comparer les différentes offres. De nombreux sites spécialisés offrent la possibilité de se renseigner en quelques clics, avec en prime les avis des autres clients qui sont déjà passés par l’établissement ou la compagnie. Pour les séjours longs, le recours aux appartements en location au mois ou à la semaine, ainsi que les résidences hôtelières se présente comme une solution avantageuse.

La durée de la mission, le nombre de missionnaires et les tâches que ces derniers auront à faire doivent être rassemblés pour une gestion optimale des déplacements sur place. Là encore, il est possible de trouver sur internet le prix de la location d’un véhicule ou d’une place de parking pour avoir une idée du budget. Cela est aussi valable pour les frais de restauration pour lesquels il faut prévoir les repas personnels des missionnaires et les éventuels repas d’affaires qui coûtent généralement plus cher.

Comment gérer les imprévus lors d’u voyage d’affaires ?

Les imprévus d’un voyage d’affaires peuvent donner lieu à des coûts supplémentaires. Parfois, il est impossible de contourner ces problèmes, c’est la raison pour laquelle il est important de souscrire à une assurance couvrant notamment les accidents, les vols, les retards ou annulations de vols ou encore le rapatriement. Certaines plateformes permettent des changements de date et une demande de remboursement.

Le recours aux agences spécialisées est recommandé aux chefs d’entreprises qui manquent de temps pour l’organisation ou si le voyage d’affaire comprend plusieurs destinations. L’ensemble de la logistique est prise en charge par des professionnels qui proposent des prix généralement intéressants. En effet, ces agences négocient de gros volumes auprès des compagnies de transport et les hôtels, et des services d’assistance sont parfois disponibles pour guider les missionnaires ou modifier l’organisation du voyage en cas de problème.

Yves

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