Prendre des réunions et répondre aux e-mails pendant les « heures creuses » a toujours été un défi pour les professionnels de bureau : prenons-nous l’appel à 6 heures du matin ou refusons-nous ? Devrions-nous surveiller en permanence nos e-mails jusqu’à ce que nous allions nous coucher ? Qu’est-ce que les autres attendent de nous et répondons-nous à ces attentes ? Quand est-il juste pour nous de demander à d’autres de se joindre à un appel en dehors des heures de travail ? Le travail à domicile n’a fait qu’ajouter à ce stress. Or, en effet, nous sommes toujours au travail, que nous le réalisions ou non.

Des recherches récentes montrent qu’un employé de bureau à distance moyen travaille trois heures et demie de plus par semaine et regarde un écran plus qu’à tout autre moment de l’histoire de l’humanité. Les résultats des heures de travail prolongées et de l’exposition prolongée à l’écran sont moins d’interactions familiales et sociales, un mauvais sommeil et, croyez-le ou non, une réduction de la productivité et de la qualité de la prise de décision. De plus, des heures de travail prolongées peuvent avoir pour effet d’augmenter le ressentiment et l’amertume, et de diminuer la satisfaction globale au travail, ce qui augmente les chances que la personne quitte l’entreprise. Par conséquent, il est essentiel que les gestionnaires, les dirigeants et leurs entreprises aident leurs employés à définir, maintenir et défendre des limites raisonnables entre le travail et la vie privée.

Heureusement, nous pouvons prendre quelques petites mesures pour remettre les choses sur la bonne voie pour nous-mêmes et pour nos organisations. Qu’elles soient isolées ou prises ensemble, ces étapes peuvent faciliter un changement significatif.

Fixez une heure précise à laquelle vous commencerez et terminerez votre journée

Faites savoir aux autres que vous serez « hors ligne » pendant vos heures non ouvrables, mais (si c’est le cas) que vous serez disponible par téléphone pour une « vraie urgence ». Il peut également être utile de définir clairement ce qui constitue une « véritable urgence », car votre idée peut différer de la leur.

À la fin de votre journée, laissez votre travail derrière

Désactivez les alertes par e-mail pour votre compte professionnel après les heures d’ouverture afin de ne pas voir les e-mails ou les requêtes ping arriver. Cela peut aider à briser le cycle de réponse pavlovien de « voir un e-mail, lire un e-mail, répondre à un e-mail » que tant d’entre nous ont involontairement développé.

Refuser les réunions pendant les heures creuses

Si vous ne refusez pas ces réunions, vous conditionnez les autres personnes à continuer de planifier des réunions en dehors des heures de travail, et elles vous conditionnent à continuer à les prendre. Bien sûr, dans un scénario de véritable urgence, il est bon de prendre une réunion en dehors des heures de travail. Si vous acceptez une invitation à une réunion en dehors de vos heures de travail, il peut être utile de faire savoir poliment à l’organisateur que vous faites une exception à votre règle habituelle en raison de l’importance de la réunion, de la difficulté de planifier un grand groupe, ou quoi que ce soit d’autre. la raison peut être.

Retardez la livraison de votre e-mail si vous envoyez un e-mail après les heures

Si vous choisissez de lire un e-mail pendant vos heures creuses et que vous souhaitez obtenir la réponse dans votre assiette avant de perdre le fil de vos pensées, vous pouvez y répondre, mais retardez la livraison jusqu’au lendemain matin (dans Outlook, sélectionnez « Options », cliquez sur les trois points sur le côté droit des onglets d’options, puis cliquez sur « Retarder la livraison »). L’objectif de cette stratégie est de rompre le cycle des heures creuses ; il se peut très bien que votre réponse en dehors des heures d’ouverture incite l’expéditeur d’origine à continuer à travailler encore plus longtemps, et votre réponse immédiate renforce également involontairement son attente que vous répondiez en dehors des heures d’ouverture (même si vous avez dit que vous ne le feriez pas).

Soyez conscient des limites des autres

Lorsque d’autres vous indiquent leurs heures de travail, soyez conscient de ces limites et contactez-les uniquement par e-mail ou organisez des réunions avec eux en dehors de ces heures si nécessaire. Si vous devez définir un appel avant ou après leurs heures de travail, envisagez de les contacter avant d’envoyer l’invitation pour voir si cela fonctionnera pour eux. Si vous ne contactez pas au préalable, notez dans l’invitation pourquoi vous organisez une réunion en dehors des heures de travail – par exemple, il s’agit d’une question urgente, leur calendrier pendant les heures de travail a été entièrement bloqué et vous avez besoin de leur contribution, il est une réunion en grand groupe ou une réunion avec des participants internationaux qui déterminent le temps sélectionné, etc. Commencez et terminez la réunion à l’heure. Si vous envoyez un e-mail en dehors des heures d’ouverture, soit retardez la livraison jusqu’au lendemain matin, soit notez dans la ligne d’objet qu’aucune réponse n’est attendue avant le lendemain (par ex. « Objet [PAS DE RÉPONSE NÉCESSAIRE JUSQU’À (JOUR)] »). Si vous avez besoin d’une réponse ce soir-là parce qu’il s’agit d’une véritable urgence, appelez la personne pour l’en informer.

Recherchez de nouveaux employés

Les nouveaux employés peuvent ressentir plus de pression pour travailler 24 heures sur 24 pour « suivre » leurs pairs ou avec le flux de travail, qui est souvent orienté vers le bas et a tendance à être hors de leur contrôle. Si vous remarquez qu’ils travaillent souvent pendant les heures creuses, commencez par une position de serviabilité et d’inquiétude pour leurbien-être et les coacher en douceur sur l’importance de prendre des temps d’arrêt. Cela, bien sûr, commence par la modélisation d’un bon comportement. Renseignez-vous poliment sur la date limite à laquelle ils opèrent, où ce travail s’inscrit dans l’ensemble et si l’urgence est externe, interne ou auto-imposée. Soutenez votre collègue s’il cherche de l’aide ou de l’autonomie pour contrôler ses propres calendriers. Vous pouvez également explorer si une certaine « gestion » pourrait être justifiée ; s’il y a lieu (et de préférence avec l’autorisation de la personne), inscrire leurs gestionnaires pour obtenir de l’aide.

L’application progressive de certaines de ces idées, même si pas toutes, peut aider à créer un changement de comportement plus durable et à améliorer les résultats personnels et professionnels, non seulement pour vous-même, mais au sein de votre organisation.